제안서 쓰기

사업을 하기 전에 당연히 공고가 먼저 나온다.

공고는 사전규격공개부터 1주일 정도 진행되며, 그 후 몇일 뒤에 본공고가 올라온다.

본공고는 <긴급>과 <일반>이 있으며, 기간으로 보면 <20일>과 <40일>이 되겠다. 유찰은 단일응찰일 때 발생하며, 유찰은 2회까지만 있고 2회 때 단일응찰한 기업으로 적격심사평가를 해서 계약을 하게 된다.

영업에서 사전규격 전부터 첩보를 입수하거나 고객과 여러가지 영업적 기술을 통해 상당부분을 이미 알고 있는 경우가 많다. 사전에 공고내용도 모르고 조달청를 뒤적거리며 적당한게 있으면 바로 제안을 쓰기도 하는데 이는 사업규모가 작은 경우에 해당된다.

이제부터 본격적인 제안작성이다.

1. 영업부서는 적절한 사람을 추천하거나 특별한 사람이 없으면 PM소속팀에서 선정한다.

2. PM팀에서 추천된 PM이 맘에 들지 않으면 우선 제안PM으로 제안서 작성을 시작하고 추후 재선정에 들어갈 때도 있다.

3. 영업과 제안PM은 기술적으로 어떠한 위험요소가 있는지에 대해 RFP분석에 들어간다. 위험요소는 (인력, 장비)비용과 납품기간이 주된 내용이다.

4. 이와 동시에 제안팀이 꾸려진다. 기술적인 부분이 가장 크기 때문에 해당 과업을 잘 아는 업체 또는 사람을 섭외하거나 자체 인력을 찾아본다. 둘다 없으면서 제안서를 쓸 때도 생기긴 한다. 제안팀은 (기술제안+PM)과 그 외(사업관리 등)으로 크게 나눠서 쓰며 작은 팀은 2~3명이 쓰기도 하고 보통 5명 정도가 꾸려진다.
 제출 제안서는 <제안서+요약서+별첨+발표용PPT>로 나뉘며, 최근에는 정량적 제안서를 별도로 제출하라고 하기도 한다.  

5. 이 때 같이 논의되어야 할 것이 제안서 디자인이다. 누가 뭘 작성하던, 얼마나 잘 작성하던 다 비용이다. 내부인력을 쓰는 것도 돈이고, 외부 전문가에게 도움을 요청해도 돈이다. 다 제안비용이고 제안비용은 향후 프로젝트 비용에서 마이너스처리해야 하므로 얼마나 많은 비용을 제안작성시 쓸지에 대한 것도 영업과 PM이 결정해야 한다.

 ⓐ최소한의 비용: 제안서, 요약서 템플릿을 디자인팀에서 만들어주면 그 템플릿을 넘지 않는 범위에서 작성자가 잘 알아서 디자인까지 고려하며 작성해야 한다. 그래도 발표용PPT는 디자인해야 한다. 
 ⓑ최대의 비용: 전략팀+발표시나리오팀(작가 투입)+디자인팀+전문기술팀...... 뭐 더 있을 수 있으나 더 있기도 어렵겠다. ㅡㅡ;
  - 이 때의 비용은 경험상 제일 많은 들어가면 수천만원을 넘는다.

6. 비슷한 과거 제안서나 직전 사업의 업체 제안서를 확보해야 한다. 영업에서는 이 부분이 제안작성 시 가장 중요하다. 이를 토대로 제안서는 작성된다.

7. 회사에서 쭉 써왔던 제안서 중 최근 제안서 십여종을 참고제안서로 활용한다. 6+7의 제안서를 통해 무조건 쓰는거다. 제안 요구사항 번호에서 빠진 것이 없는지 체크하고, 제안요청서에 요구된 목차대로 작성되는지 하위목차의 범위도 정해야 한다. 또한 목차별 페이지 수도 점검해야 하고 각 분야별 작성자도 명기해야 하고 일정도 공유해야 하는데, 이런 모든 것을 담고 있는 것이 <스토리보드>다. 스토리보드를 통해 여러명이 작성할 때 지침으로 활용하고 변경된 내용을 공유하여 2~3번 똑같은 내용을 작성하거나 중복작성하는 일이 없어야 한다.

 특히 컨소시엄의 경우 외부에서 작업을 할 때 더더욱 디자인템플릿과 함께 공유되어야 할 문서이기도 한다.

8. 대체적으로 기술적 문제에 집중하다보면 '성능 및 품질, 프로젝트관리, 프로젝트지원' 등의 부분에 소홀하게 되는데, 실수는 이 쪽에서 거의 많이 나타나기도 한다.
 - 가장 민감한 것은 기존 제안서를 베끼다보면 타프로젝트명, 타주관기관명이 보이는데 이건 아주 치명타가 될 수 있다. 
 - 거기다가 보안관리를 쓰면 돈도 없는데, 기존 제안서에 보안관리솔루션을 쓰겠다는 것을 그대로 베끼거나, 개인정보보호솔루션을 쓰겠다거나 시큐어코딩 성능점검을 전문업체에 의뢰하겠다거나 하는 잘 보이지 않는 것을 CATCH하지 못하면 프로젝트 수행에 들어가서는 '아뿔사~'한다.
 

어떻게 보면 별게 아닌 것처럼 보이고 어떻게 보면 상당히 중요한 문서를 작성하는 것이기도 하는데, 이는 제안작성 주체가 기존 사업을 계속 이행해 왔냐, 아니냐에 따라 다르기도 하지만 공고 비용이 얼마냐에 따라서도 많이 달라지기도 한다.

위의 모든 사항 중에 필자가 생각하는 가장 중요한 제안작성자의 품성은 "꼼꼼함"이다. 이도 뭘 알아야 꼼꼼할 수 있지만 그래도 일단 꼼꼼하면 많은 실수를 줄일 수 있기 때문이다.

제안은 꼼꼼함! 수행은 추진력!